Jede Menge Links, kurze Erläuterungen und konkrete Antworten auf wichtige Fragen: Wir geben euch einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Aspekte der Administration von ArcGIS Online an Hochschulen – kurzweiliges Webinar mit Tipps & Tricks aus erster Hand inklusive.
Beitrag am 28. Januar 2025 aktualisiert (Original vom 31. Juli 2023)
Vielleicht seid ihr schon länger Administratoren von ArcGIS Online an eurer Hochschule. Oder ihr plant neu den Aufbau einer eigenen ArcGIS Organisation an eurem Institut.
Dann lest weiter. Wir zeigen euch die wichtigsten Features für die Administration von ArcGIS Online – und zwar in Wort und Bewegtbild. Die Themen sind: Starten mit ArcGIS Online, Sicherheit, Verwaltung von Inhalten und Benutzern, automatisierte Lösungen für die Benutzerverwaltung sowie Tipps & Tricks zum Life Cycle Management.
Schaut euch zudem das Webinar «Administration von ArcGIS Online für Hochschulen – Überblick, Tipps & Tricks» an. Es enthält Anregungen für die effiziente Verwaltung eurer Organisation. Und es gibt euch – in Kombination mit diesem Blogbeitrag – einen guten Überblick als Vorbereitung auf das neue Studienjahr.
Webinar: Administration von ArcGIS Online für Hochschulen – Überblick, Tipps&Tricks (22. Juni 2023)Meldet euch auch hier an unserem Newsletter an, dann erhaltet ihr direkt eine Einladung, wenn wir wieder ein Webinar zur Administration von ArcGIS Online an Hochschulen machen.
My Esri: Auf dieser Plattform verwaltet ihr eure Single- und Concurrent Use-Lizenzen. Über My Esri habt ihr Zugang zu euren Schulungsunterlagen, Zertifikaten, Kursangeboten und Events. Zudem könnt ihr mit dem Esri Support über die Support-Cases kommunizieren. Esri Software steht euch im Download-Bereich zur Verfügung.
ArcGIS Online: Auf dieser cloudbasierten Plattform verwaltet ihr eure Named User-Lizenzen. Mit einer ArcGIS Online Subskription können Organisationen ihre Geodaten und Webanwendungen sicher in der cloudbasierten Esri Umgebung speichern, verwalten und freigeben – und ermöglichen so ihren Mitgliedern die Zusammenarbeit.
Tipp:
Setzt ihr beide Plattformen ein, nutzt ihr die erworbenen Produkte optimal. Aktiviert sie in dieser Reihenfolge:
Legt vorab fest, wer die ArcGIS Online Organisation verwalten wird. Denn diese Person wird als Administrator in unserem System registriert. Der Administrator erhält vom Esri Customer Service eine E-Mail mit einem Aktivierungslink und aktiviert anschließend die Subskription. Die Anleitung zum Aktiveren der Subskription gibt’s hier.
Alle Mitglieder eurer Organisation bekommen beim Eintritt in die ArcGIS Online Organisation einen Benutzertyp und eine Mitgliederolle zugewiesen. Die Zuteilung erfolgt dann entweder automatisch (s.u. Standardeinstellungen für eure Mitglieder) oder manuell bei der Einladung neuer Mitglieder.
Legt zudem bei der Einrichtung der ArcGIS Online Organisation die Standardeinstellungen für neue Mitglieder fest. Dadurch werden beim Hinzufügen neuer Mitglieder automatisiert Benutzertyp und Mitgliederrolle zugewiesen. Bei Universitäten kann als Benutzertyp immer Professional Plus eingestellt werden und als Mitgliederrolle raten wir zum Publisher (oder einer benutzerdefinierten Rolle, die auf dem Publisher basiert).
Für das Hinzufügen neuer Mitglieder zu einer Organisation gibt es mehrere Optionen. Es erfolgt standardmäßig manuell. Ihr könnt eine Einzelperson oder mehrere Mitglieder gleichzeitig – über eine CSV-Tabelle – einladen.
Tipp:
Führt den Lösch-Prozess mit einem Archiv- oder Mülleimer-User für einzelne Mitglieder durch (siehe auch: Punkt 6: Abschnitt „Archivieren von Inhalten“)
Die Sicherheit der in ArcGIS Online geteilten Informationen und Inhalte ist äußerst wichtig. Dabei sind die zu treffenden Einstellungen abhängig von den in eurer Organisation geltenden Datenschutzbestimmungen. Sicherheitseinstellungen können dabei auf verschiedenen Ebenen konfiguriert werden.
Ebenso zu den Sicherheitseinstellungen einer Organisation zählen die Anmeldeoptionen für Mitglieder. Für Universitäten und Hochschulen empfehlen wir das Single-Sign-On (SSO) über die SAML-Anmeldung und/oder die ArcGIS-Anmeldung. Durch die Nutzung von SSO können Studierende und Mitarbeitende ihren Hochschul-Login zur Anmeldung in ArcGIS verwenden und müssen sich keinen weiteren Login merken. Für Admins automatisiert SSO das Anlegen von Nutzerkonten in ArcGIS Online und erleichtert damit den Aufwand für die Nutzerverwaltung erheblich.
Die Entscheidung, welche Berechtigungen ein Mitglied erhält, sollte auf dessen Aufgaben und Verantwortlichkeiten basieren. Der Umfang dieser Berechtigungen ist dabei abhängig von den Datenschutzbedingungen eurer Hochschule.
Die folgenden Einstellungen sollten innerhalb eines individuellen Benutzerkonzepts festgelegt werden:
Administratoren einer ArcGIS Online Organisation können Esri Access de-/aktivieren. Bei der Aktivierung werden der vollständige Name, der Benutzername und die E-Mail-Adresse des Mitglieds für Esri verfügbar gemacht. Die Dokumentation und Erläuterungen zur Konfiguration von Esri Access findet ihr hier.
Tipp:
Aktiviert Esri Access für alle Mitglieder. So haben sie Zugang zu unserer Lernplattform Esri Academy – für selbstständiges Lernen und Erarbeiten von Workflows mit unserer Software. Esri Access ist auch mit pseudonymisierten Benutzern kompatibel.
Falls ihr spezifische Berechtigungen für einen bestimmten Benutzer benötigt und keine passende Standardrolle für die benötigten Anforderungen findet: Administratoren können eigene, benutzerdefinierte Rollen erstellen, z. B. mit dieser Dokumentation. Damit Angehörige der Organisation ArcGIS Online vollumfänglich für Lehre und Forschung nutzen können, empfehlen wir benutzerdefinierte Rollen auf Basis vom "Publisher" zu erstellen und dessen Rechte bei Bedarf anzupassen.
Ihr könnt eure Mitglieder in der Mitgliederliste der Organisation (Organisation > Mitglieder) nach Eigenschaften filtern: Kategorien (der Mitglieder), Benutzertyp, Rolle, Verbleibende Credits, Letzte Anmeldung, Verifizierungsstatus der E-Mail-Adresse, Anmeldetyp (z. B. ArcGIS-Anmeldung oder SAML), App (zugewiesene Lizenzen bestimmter Apps) und Gruppen der Organisation.
Mit den obigen Filtern wählt ihr einen bestimmten Personenkreis aus. Anschließend könnt ihr folgende Einstellungen für die ausgewählte Benutzergruppe vornehmen: Mitglieder kategorisieren, Add-On-Lizenzen verwalten, Benutzertypen verwalten, Credits verwalten, Mitgliederkonten deaktivieren, Gruppenmitgliedschaft verwalten und Inhalt übertragen.
Je nach vorherrschenden Datenschutzbedingungen könnt ihr euren Mitgliedern mehr oder weniger Rechte zum Veröffentlichen ihrer Elemente zuschreiben.
Gut zu wissen: In der Grundeinstellung sind die Elemente des Users immer nur für diese Person selbst sichtbar. Jede Stufe der Veröffentlichung kann der User dann selbst festlegen (z. B. alle in der Organisation dürfen den Inhalt sehen, nur Mitglieder einer Gruppe oder globale Veröffentlichung). Außerdem können Admins die Veröffentlichung für alle Elemente der Organisation verändern (und so User unterstützen).
Für Organisationen, welche ihren Mitgliedern das Teilen von Elementen mit der Öffentlichkeit nicht erlauben, empfehlen wir das Einrichten einer Publizierungsgruppe.
Dabei ist zu beachten, dass
Der Gruppenmanager und/oder die Administratoren der Organisation haben Zugriff auf die Inhalte der Gruppe und können diese veröffentlichen.
Wer in eine ArcGIS Online Organisation eintritt, erhält Credits. Die Anzahl ist entweder unter den Standardeinstellungen für neue Mitglieder festgelegt, oder der Administrator vergibt die Credits manuell. Die Credit-Budgetierung hilft bei der Kontrolle des Verbrauchs von Credits – und bei deren individuellen Zuteilung an die Mitglieder. Einen ausführlichen Blog-Beitrag findet ihr dazu bei unseren ArcGIS Blog.
Universitäten haben so viele Credits, dass diese bei normaler Nutzung von ArcGIS Online für viele Jahre ausreichen. Durch den Verbrauch dieser zugewiesenen Credits entstehen keine Kosten. Wir empfehlen für Studierende ein Credit-Budget von 100 einzurichten. Dieses Limit verhindert riesige Analysen (die im Zweifel gar nicht gewollt waren) und reicht trotzdem locker für einen GIS-Grundlagenkurs aus. Wenn User mehr Credits benötigen (z. B. für eine Abschlussarbeit), können Admins das Limit hochsetzen - und natürlich auch verbrauchte Credits eines Mitglieds wieder auffüllen.
Entsprechen alle Einstellungen den Anforderungen, geht es anschließend um das Monitoring der Aktivitäten in der Organisation – und zwar über
Der Status-Tab gibt Auskunft über verschiedene Aktivitäten innerhalb der Organisation. Dazu zählen Statistiken zu Credits sowie das Monitoring von Mitgliedern, Elementen/Inhalten und Gruppen. Diese Statistiken werden innerhalb eines Dashboards visualisiert und können in einem Statusbericht als CSV-Datei heruntergeladen werden.
Damit es bei der Offline-Nutzung der ArcGIS Pro Named User-Lizenz nicht zu technischen Schwierigkeiten kommt (siehe dazu auch die Informationen auf Deutsch oder auf Englisch), empfehlen wir, die Offline-Nutzung für ArcGIS Pro den Mitgliedern eurer Organisation zu verweigern. Dadurch wird der Button ArcGIS Pro im Offline-Modus nutzen in ArcGIS Pro ausgegraut.
Die Einstellung nehmt ihr vor unter Organisation > Lizenzen> Add-On Lizenzen > ArcGIS Pro-Einstellungen verwalten. Unter Organisation > Lizenzen> Add-On Lizenzen > Lizenzaktivitäten könnt ihr zudem prüfen, ob und welche Mitglieder eurer Organisation ihre Lizenz offline genommen haben.
Mitglieder, die aus eurer Organisation gelöscht werden sollen und die Elemente besitzen, müssen diese Elemente vorerst auf ein anderes Mitglied übertragen. Dies kann auch der Administrator übernehmen. Der neue Lösch-Workflow in ArcGIS Online überträgt Inhalte automatisch an den ausführenden Administrator.
Für einen besseren Überblick und eine Sammlung der Elemente empfehlen wir, einen Archiv- oder Mülleimer-User zu erstellen. Alle Inhalte von zu löschenden Mitgliedern werden dann zu ihm verschoben. Anschließend werden die Elemente durch einen Administrator gesichtet, gelöscht oder neu zugewiesen.
Ihr könnt einen solchen Archiv-User auch für Gruppen erstellen. Beim Löschen von Mitgliedern, die eigene Gruppen besitzen, lohnt sich die Erstellung eines Gruppen-Users. So könnt ihr die Gruppenrechte über Besitzer ändern übertragen.
Für die Administration eurer ArcGIS Online Organisation nutzt ihr am besten zusätzlich eines dieser beiden Werkzeuge:
Diese zwei Erklärvideos zeigen Beispiele für die Administration in GEO Jobe:
Für die automatisierte und effiziente Verwaltung der Mitglieder eurer Organisation haben wir Notebooks auf Grundlage der ArcGIS API for Python entwickelt. Diese stehen euch in ArcGIS Online frei zur Verfügung:
Wir haben zudem kurze Videos zur Erläuterung der Notebooks aufbereitet:
Hinweis:
Die Notebooks wurden für einen allgemeinen Use Case erstellt. Wir können sie natürlich nicht an alle individuellen Bedürfnisse anpassen. Aber selbstverständlich dürft ihr sie mithilfe der ArcGIS API for Python weiterentwickeln – ganz nach eurem Geschmack.
Wir hoffen, dieser Blogartikel gibt einen guten Überblick von "Administration von ArcGIS Online an Hochschulen". Habt ihr Fragen zum Thema? Schreibt uns: education@esri.de